CODE DE CONDUITE ET PRATIQUES RESPONSABLES DE BMC

Conduite entrepreneuriale

BMC veut être un associé responsable dans la société, en agissant avec intégrité et honnêteté envers ses clients, employés, fournisseurs et associés, concurrents, actionnaires et autres personnes qui puissent se voir impliquées dans nos activités. Au moment de développer notre activité, nous respecterons les normes en vigueur de la législation des pays dans lesquels nous travaillons. Nous nous efforçons pour nous ajuster aux situations locales dans les limites de la législation en vigueur et la conduite entrepreneuriale éthique et responsable. Les lois et règlements en vigueur peuvent être locaux mais en même temps, les lois internationales prévalent.

Fournisseurs et associés

Nous espérons que nos fournisseurs et associés appliquent des normes de conduite similaires. Nous prétendons travailler avec les fournisseurs et associés qui s’engagent à agir de façon juste et intégrale par rapport à leurs stakeholders et qui respectent la législation des pays dans lesquels ils travaillent.

C’est une politique de BMC de laisser la constance due et précise de toutes les opérations financières qu’elle réalise. Pour pouvoir respecter la législation anti-corruption au niveau local et international, il est très important que notre comptabilité reflète correctement (la nature des) les respectives opérations selon les standards comptables applicables. Il ne pourra pas y avoir de comptabilité « B » ni de comptes cachés.

Développement durable

En rapport avec notre engagement relatif au développement durable et en adéquation avec notre Politique de Durabilité Corporative, nous ferons tout ce qui est raisonnable et possible pour minimiser tout effet défavorable de nos activités sur l’environnement.

Libre concurrence du marché

Nous adhérons au principe de libre entreprise et de concurrence juste sur le marché, comme base pour développer notre activité et nous respectons la législation et règlements en vigueur en matière de concurrence.

Conduite personnelle

Traitement juste et équitatif

Chez BMC, chaque employé dispose des mêmes opportunités pour sa reconnaissance personnelle et son développement professionnel, indépendemment de ses antécédents personnels, race, sexe, nationalité, âge, orientation sexuelle ou croyances. La même chose s’applique à l’embauche d’employés. Aucun type de harcèlement ou de discrimination ne sera tolérer.

Santé et sécurité

Nous nous engageons à créer une ambiance de travail sure dans le respect et la confiance mutuels, en faisant tout ce qui est raisonnable et possible pour protéger la santé et sécurité de nos employés.

Travail des enfants, obligé et forcé

Nous n’utiliserons pas le travail des enfants ou tout autre type de travail force ou obligé. L’âge minimum d’admission à l’emploi ou travail ne pourra pas être inférieur à 16 ans.

Sécurité de produits

La sécurité, qualité et intégrité de nos produits sont la base de notre développement durable. Ce principe fondamental s’oppose à l’utilisation de matériaux, procédures de fabrication ou actions pas autorisées qui puissent nuire à nos normes ou à la durabilité de notre affaire.

Innovation

Nous nous engageons à fournir des produits et solutions dirigés à apporter une valeur optimale aux clients. Nous nous centrons sur l’amélioration continue et l’innovation de nos produits pour prêter attention aux besoins de nos clients.

Utilisation et protection d’actifs

Chaque employé est responsable de l’utilisation appropriée, protection et conservation des biens et ressources de BMC. Ceux-ci incluent les propriétés, les actifs, le patrimoine, les données financières, les connaissances et l’information de l’entreprise, ainsi que d’autres droits de BMC. Ces biens et ressources sont exclusivement utilisés pour poursuivre et atteindre les objectifs de l’entreprise ou pas pour le bénéfice personnel.

Conflit d’intérêts

Les employés de BMC devront éviter les conflits d’intérêts entre leurs relations personnelles et professionnelles. Travailler pour BMC ne doit jamais être conditionné à des bénéfices ou intérêts personnels.

Intégrité Entrepreneuriale

Cadeaux et faveurs

Les cadeaux et faveurs ne seront jamais ni donnés ni acceptés, quel que soit leur type (y compris le loisir), lorsque la prétention est d’impliquer celui qui les reçoit avec celui qui les offre. L’argent en espèces ou équivalent (par exemple, des valeurs) ne sera jamais offert ou accepté.

Que dit notre politique ?
Les décisions entrepreneuriales devront être basées uniquement sur les bénéfices pour BMC et pas sur des considérations de bénéfices personnels, passés ou futurs. Les employés de BMC pourront donner et accepter de petits objets corporatifs (par exemple, du matériel promotionnel avec le nom/logo de la compagnie) pour renforcer et construire des relations d’affaires légitimes. Cependant, étant donné que les faveurs et les cadeaux personnels peuvent avoir de l’influence négative sur les relations entrepreneuriales, ils ne pourront pas être demandés ou donnés, surtout dans des circonstances qui puissent impliquer l’intégrité des décisions entrepreneuriales ou qu’elles puissent paraître inappropriées. Il sera nécessaire de consulter et de solliciter l’approbation préalable d’un supérieur ou d’un directeur local pour des cas exceptionnels.

Les principes d’accomplissement obligatoire sont :

• Les cadeaux et faveurs échangés avec des tiers ne peuvent être réalisés que comme courtoisie entrepreneuriale, tant que cette pratique est acceptée, localement et dans le secteur, comme preuve d’appréciation et qu’elle est en accord avec la législation applicable et avec les propres politiques éthiques de ces tiers :
• La cadeau ou la faveur doit être réalisé volontairement et ne doit pas avoir une valeur qui puisse influencer une décision entrepreneuriale et/ou qui puisse mener à une relation de dépendance ou paraître inapproprié ;
• Si le bénéficiaire a un pouvoir de décision concernant une affaire sur laquelle une décision qui touche les intérêts de BMC est attendue ou en attente, il ne faudra pas laisser entendre que le cadeau ou l’invitation a été réalisé pour cette raison ;
• Les cadeaux et faveurs ne doivent jamais être donnés ou acceptés sous forme d’argent en espèces ou son équivalent ;
• Il est interdit de donner ou d’accepter un conseil financier personnel, de tout type, à/de clients, fournisseurs ou autres contacts entrepreneuriaux ;
• Au cas où des cadeaux ou faveurs sont donnés, il faudra consulter et respecter, si elles sont disponibles et cela est possible, les normes de conduite éthique de l’autre part, pour avoir la sécurité qu’elles sont également respectées, ainsi que les nôtres.

Que signifie ceci dans la pratique ?

Petits cadeaux <€100 et invitations à des repas :
Donner ou recevoir de petits cadeaux est souvent de la culture locale ; c’est également une coutume internationale de traiter les sujets d’affaires pendant un repas. Une approbation préalable n’est pas nécessaire pour ces cadeaux, tant que la valeur de celui-ci n’est pas excessive.

Voyages et hébergement :
De temps en temps il peut être nécessaire de payer (ou de se bénéficier de) un voyage et des frais d’hébergement de tiers, par exemple, pour assister à des événements reliés avec l’affaire, comme des conférences, des séminaires ou réunions d’affaires de plus d’un jour, y compris un acte de loisir ponctuel. Cependant, de toute façon que ces frais puissent représenter un bénéfice financier et personnel pour la personne invitée, ces invitations seront sujettes à l’approbation préalable du niveau de direction suivant. Normalement une approbation sera concédée, dans le cas où les conditions suivantes s’accomplissent :

• L’invitation est en accord avec les principes d’accomplissement obligé indiqués auparavant ;
• Le voyage est directement en relation avec la promotion, démonstration ou présentation des produits ou services de BMC ;
• La distance du voyage et la durée du séjour sont justifiés pour des raisons d’affaire de bonne foi, comme une réunion de toutes les personnes responsables à l’occasion d’une foire commerciale, disponibilité de vols, etc.;
• Il n’est pas permis d’accepter des voyages ou hébergement de la part de (potentiels) fournisseurs, sauf aux effets de formation et/ou d’études, tant que les frais sont limités et raisonnables en relation avec les bénéfices de la formation/étude ;
• Les conjoints des invités ou autres accompagnants, ne seront pas invités, sauf dans des conditions exceptionnelles, lorsqu’il y a une obligation sociale ou culturelle, ou lorsque BMC organise des événements pour les employés et leurs conjoints ;
• Les autorités gouvernementales et les agences étatiques peuvent avoir des politiques strictes concernant l’acceptation de cadeaux, parrainages et invitations à des événements sportifs ou autres actes. Ces politiques devront être respectées.

Paiements à des tiers

Les paiements, en forme de rémunération ou d’un autre type, à des agents, conseillers, commissionnaires, distributeurs, intermédiaires, fonctionnaires de l’état et autres tiers similaires, devront être (1) en accord avec les lois et règlements applicables, (2) adéquats aux services prêtés, (3) seulement dans le cas de services légitimes et (4) ils doivent être dûment enregistrés dans notre comptabilité.

BMC distingue les catégories suivantes de paiements à des tiers :

• Paiements pour actions routinières (paiements « facilitateurs »)
• Paiements à des tiers : agents, conseillers, commissionnaires, distributeurs, intermédiaires et similaires.
• Paiements à des partis politiques et à des politiciens.

Paiements “facilitateurs”

Il existe de petits paiements faits à des fonctionnaires de rang inférieur (douanes, etc.) ou à des employés du secteur privé, en concept de pourboires personnels, pour garantir ou accélérer des gestions routinières auxquelles le payeur a droit. Une caractéristique des paiements « facilitateurs » est que le service obtenu comme résultat de ce paiement est une fonction inhérente au travail de ce fonctionnaire.

Pourquoi les paiements « facilitateurs » sont une question à traiter ?
Ils sont une forme de corruption, puisqu’ils sont utilisés pour obtenier une position ou un service de préférence ;

• Les paiements pour réaliser des actions routinières sont illégaux dans presque tous les pays, y compris les Pays Bas (seulements de petits régimes légaux permettent encore des paiements « facilitateurs », mais dans des conditions strictes, comme le Canada, les États-Unis, l’Australie) ;
• Payer pour des actes officiels routiniers ouvre la porte à des affaires de corruption plus graves.

Quelle est notre politique ?
Étant donné que les paiements pour réaliser des actions routinières/paiements « facilitateurs » peuvent être reliés à la corruption et en vertu de la législation applicable, BMC s’oppose catégoriquement à la réalisation de paiements « facilitateurs ». Nous sommes conscients que certains problèmes surgissent dans la pratique sur cette affaire au quotidien des affaires dans certains pays. Si cela est le cas, il sera nécessaire de discuter ces sujets immédiatement avec son supérieur hiérarchique ou avec le directeur général, pour qu’il vous conseille. Dans tous les cas, la loi et les normes devront être respectées.

Paiements à des agents, conseillers, commissionnaires, distributeurs, intermédiaires et autres tiers similaires (« Tiers »)

Pourquoi les paiements à des Tiers peuvent (finalement) devenir un sujet important?
La politique générale de BMC sur la corruption et subornation ne doit pas être omise en faisant des paiements à des Tiers (et ainsi, éventuellement, en générant un dernier paiement qui entrera finalement en conflit avec nos politiques). Contre ceci, tous les paiements pour services prêtés par ce Tiers à BMC devront être justifiés d’une façon claire et évidente.

Quelle est notre politique ?
L’acceptation d’un paiement à un Tiers doit être déterminée sur la base d’une exhaustive évaluation et valorisation, de la part de la direction responsable, de toute l’information correspondante relative au paiement en question, aux services à prêter, aux principes d’accomplissement obligatoire décrits à continuation, ainsi qu’au Tiers qui est payé.

Principies d’accomplissement obligatoire :

• Tout paiement réalisé à un Tiers pour des services prêtés par ce Tiers à BMC devra être justifié d’une façon claire et évidente. BMC ne réalise que des paiements au fournisseur de marchandises ou services reçus, basés et documentés de façon adéquate par une facture ;
• Tout paiement à une compagnie en relation avec des produits ou services devra être réalisé à cette compagnie, par à une personne physique ;
• Les paiements réalisés aux dénommés « comptes numérotés » ou une pétition de dévier un paiement déterminé à une entité ou à une personne localisée « offshore », sont complètement déconseillés et ont toujours besoin d’une approbation préalable de la part du niveau supérieur de direction ;
• Tous les paiements devront être corrects et dûment enregistrés dans les livres de comptabilité adéquats pour leur inscription de la part d’auditeurs internes et externes et autorités locales/fiscales ;
• Tous les paiements devront être réalisés à un compte bancaire désigné par écrit. Les paiements en espèces sont complètement déconseillés et auront toujours besoin de l’approbation préalable de la part du niveau supérieur de direction ;
• Les paiements à des fonctionnaires de l’état ne sont pas permis ;
• La subornation n’est pas permise (il n’y aura pas de pots-de-vin) ;
• La compagnie ou ses employés ne sont pas impliqués dans des actes de chantage (y compris l’extorsion ou pétition de pots-de-vin), conspiration (telles que les licitations frauduleuses) ou fraude.

Que signifie ceci dans la pratique ?

• Les paiements à travers des Tiers ne seront pas canalisés.
• Tous les paiements réalisés à un Tiers seront destinés à ce Tiers. Dans le cas des distributeurs et/ou agents une exception à cette règle pourra être faite : les paiements réalisés par BMC, basés sur des conditions préalablement accordées (telles que réductions, déductions, etc.) peuvent être canalisés à travers le distributeur/intermédiaire lorsque ces paiements sont destinés à l’utilisateur final. Ces exceptions peuvent être concédées après les avoir consultées avec le niveau supérieur de direction ;
• La rémunération de Tiers ne pourra pas excéder les pourcentages commerciaux habituels et raisonnables pour le service légitime prêté par ces Tiers ;

Paiements à des partis politiques et à des politiciens

Les paiements à des partis politiques font référence à des apports de toute valeur pour soutenir un objectif politique. Par exemple, ceux-ci incluent des actes politiques locaux, régionaux ou nationaux pour collecter des fonds, par l’apport de marchandises ou services, paiements à des employés pendant des heures de travail destinés à un objectif politique, ou payer des frais de campagnes politiques.

Pourquoi est-ce que cela est un sujet important ?
Les apports à caractère politique peuvent créer des problèmes à BMC parce que :

• Les apports à caractère politique réalisés de la part de compagnies sont vulnérables, puisqu’ils peuvent donner lieu à un abus ;
• Les apports à caractère politique réalisés de la part de compagnies sont illégaux dans beaucoup de pays.

Quelle est notre politique ?
La compagnie BMC ne paiera pas d’honoraires de conseil, ne réalisera pas de paiements ou de dons, que ce soit en argent ou en nature, à des organisations politiques ou à des politiciens.

Les apports à des associations industrielles ou cotisations comme membres d’organisations qui servent les intérêts de l’affaire n’ont pas la considération d’apports politiques.

Environnement professionnel

Notre objectif est d’offrir un environnement professionnel sûr, collaboratif et inclusif dans lequel les employés et associés commerciaux se sentent respectés et appréciés.

Diversité et inclusion

Nous promouvons la diversité et l’inclusion :

• En respectant le mélange de talents, habiletés et expériences de chacun
• En accordant de l’importance aux apports de tous les employés
• En promouvant une ambiance de confiance, franchise et sincerité

Non discrimination / égalité d’opportunités:

• Nous embauchons, traitons, promouvons et compensons les employés et solliciteurs d’emploi en fonction de leurs mérites, qualifications, et du rendement au travail.
• Nous ne réalisons aucune discrimination en fonction du genre, race, religion, âge, handicap, orientation sexuelle, nationalité, opinion politique ou origine sociale ou ethnique.

Lutte contre le harcèlement:

• Chez BMC nous nous efforçons pour offrir un entourage professionnel libre de tout genre de harcèlement et conduite irrespectueuse.
• Le harcèlement inclut des conduites verbales, visuelles ou physiques non désirées qui favorisent un entourage intimidant ou offensif.

Salaire minimum

Tous les employés ont droit au salaire minimum légal, conformément à ce que publie le gouvernement.

Alcool, drogues, armes et tabac.

• Il est strictement interdit de travailler sous les effets de l’alcool et des drogues.
• Il est attendu que le travail soit réalisé libre de toute substance qui puisse affecter à votre exercice professionnel.
• L’introduction d’armes de feu ou d’un autre type d’armes n’est pas permise dans nos installations.
• Il est interdit de fumer dans toutes nos zones de travail : bureaux et entrepôt.

Conciliation de la vie professionnelle, personnelle et familiale.

L’entreprise doit tenir en compte la vie personnelle et familiale de ses employés et prêter attention, dans la mesure de ses possibilités, à leurs expectatives et besoins dans ce sens. Pour cela, elle promouvra des mesures de conciliation qui facilitent le meilleur équilibre entre celles-ci et les responsabilités professionnelles de ceux-ci pour qu’elles n’affectent pas la compétitivité.

L’entreprise et ses employés sont également conscients des caractéristiques spécifiques du secteur dans lequel elle travaille et des limitations pour la flexibilité spaciale et temporaire du travail avec lesquelles nous nous trouvons ; mais sans cesser de pousuivre ce but, il prendra les mesures les plus adéquates parmi lesquelles se trouvent :

• Journée continue
• Reduction de journée
• La flexibilité des horaires de travail

• Les permis pour abscences dûment justifiées
• Confection de calendriers de travail et vacances

Ces mesures, au-delà de celles établies dans la législation en vigueur, seront spécialement destinées aux employés qui aient des responsabilités quant à l’attention des enfants et autres personnes dépendantes.

Sécurité et santé au travail

La sécurité et la santé au travail des employés est prioritaire dans notre entreprise, l’entreprise maintient un Plan de prévention de risques du travail ; et, elle a adopté les mesures nécessaires et préventives pour dissimuler l’accidentalité et maladie professionnelle.

De plus, l’entreprise promouvra l’application, par les fournisseurs et sous-traitants avec lesquels elle travaille, des normes et politiques en matière de sécurité et de santé au travail.