CÓDIGO DE CONDUCTA Y PRÁCTICAS RESPONSABLES DE BMC

Conducta empresarial

BMC quiere ser un socio responsable en la sociedad, actuando con integridad y honestidad hacia sus clientes, empleados, proveedores y asociados, competidores, accionistas y otras personas que puedan verse involucradas en nuestras actividades. Al desarrollar nuestra actividad, cumpliremos con las normas vigentes de la legislación de los países en los que operamos. Nos esforzamos para ajustarnos a las situaciones locales dentro de los límites de la legislación vigente y la conducta empresarial ética y responsable. Las leyes y reglamentos vigentes pueden ser de carácter local y al mismo tiempo prevalecer leyes internacionales.

Proveedores y asociados

Esperamos que nuestros proveedores y asociados apliquen normas de conducta similares. Pretendemos trabajar con los proveedores y asociados que se comprometan a actuar de manera justa y con integridad con respecto a sus stakeholders y que cumplan la legislación de los países en los que operan.

Es política de BMC dejar la debida y precisa constancia de todas las operaciones financieras que realiza. Para poder cumplir con la legislación anti‐corrupción a nivel local e internacional, es muy importante que nuestra contabilidad refleje correctamente (la naturaleza de) las respectivas operaciones de acuerdo con los estándares contables aplicables. No deberá haber contabilidad “B” ni cuentas encubiertas.

Desarrollo sostenible

En consonancia con nuestro compromiso relativo al desarrollo sostenible y en línea con nuestra Política de Sostenibilidad Corporativa, haremos todo lo razonable y posible para minimizar cualquier efecto adverso de nuestras actividades sobre el medio ambiente.

Libre competencia del mercado

Nos adherimos al principio de libre empresa y competencia justa en el mercado, como base para desarrollar nuestra actividad y cumplimos la legislación y reglamentos vigentes en materia de competencia.

Conducta Personal

Trato justo y equitativo

Dentro de BMC, cada empleado dispone de igualdad de oportunidades para su reconocimiento personal y desarrollo profesional, independientemente de sus antecedentes personales, raza, sexo, nacionalidad, edad, orientación sexual o creencias. Lo mismo se aplica a la contratación de empleados. No se tolerará ningún tipo de acoso o discriminación.

Salud y seguridad

Nos comprometemos a crear un ambiente de trabajo seguro con respeto y confianza mutuos, haciendo todo lo razonable y posible para proteger la salud y seguridad de nuestros empleados.

Trabajo infantil, obligado y forzado

No haremos uso de trabajo infantil o cualquier otro tipo de trabajo forzado u obligado. La edad mínima de admisión al empleo o trabajo no podrá ser inferior a 16 años.

Seguridad de productos

La seguridad, calidad e integridad de nuestros productos son la base de nuestro desarrollo sostenible. Este principio fundamental se opone a la utilización de materiales, procedimientos de fabricación o acciones no autorizados que puedan perjudicar nuestras normas o la sostenibilidad de nuestro negocio.

Innovación

Nos comprometemos a suministrar productos y soluciones dirigidos a aportar un valor óptimo a los clientes. Nos centramos en la mejora continua e innovación de nuestros productos para atender las necesidades de nuestros clientes.

Uso y protección de activos

Cada empleado es responsable del uso apropiado, protección y conservación de los bienes y recursos de BMC. Estos incluyen las propiedades, los activos, el patrimonio, los datos financieros, los conocimientos y la información de la empresa, así como otros derechos de BMC. Estos bienes y recursos se utilizarán exclusivamente para perseguir y alcanzar los objetivos de la empresa y no para el beneficio personal.

Conflicto de intereses

Los empleados de BMC deberán evitar conflictos de intereses entre sus relaciones personales y profesionales. Trabajar para BMC no debe nunca supeditarse a beneficios o intereses personales.

Integridad Empresarial

Regalos y favores

Nunca se darán o aceptarán regalos y favores, de cualquier tipo (incluido el ocio), cuando con ello se pretenda comprometer a quien los reciba con quien los ofrezca. Nunca se ofrecerá o aceptará dinero en efectivo o equivalente (por ejemplo, valores).

¿Qué dice nuestra política?
Las decisiones empresariales deben basarse únicamente en los beneficios para BMC y no en consideraciones de beneficios personales, pasados o futuros. Los empleados de BMC podrán dar y aceptar pequeños objetos corporativos (por ejemplo, material promocional con el nombre/logo de la compañía) para fortalecer y construir relaciones de negocios legítimas. Sin embargo, dado que los favores y regalos personales pueden influir negativamente en las relaciones empresariales, no se podrán solicitar ni dar, sobre todo en circunstancias que puedan comprometer la integridad de las decisiones empresariales o puedan parecer impropias. Será necesario consultar y solicitar la aprobación previa de un superior o director local para supuestos excepcionales.

Los principios de obligado cumplimiento son:

• Los regalos y favores intercambiados con terceros solamente se pueden hacer como cortesía empresarial, siempre que esa práctica sea aceptada, localmente y dentro del sector, como muestra de aprecio y esté de acuerdo con la legislación aplicable y con las propias políticas éticas de dichos terceros;
• El regalo o favor debe hacerse voluntariamente y no debe tener un valor que pueda influenciar una decisión empresarial y/o pueda llevar a una relación de dependencia o parecer impropia;
• Si el beneficiario tiene poder de decisión respecto de un asunto sobre el que se espere o esté pendiente una decisión que afecte a los intereses de BMC, no se dará a entender que el regalo o invitación ha sido hecho por esta razón;
• Los regalos y favores nunca deben ser dados o aceptados en forma de dinero en efectivo o su equivalente;
• Está prohibido dar o aceptar asesoramiento financiero personal, de cualquier tipo, a/de clientes, proveedores u otros contactos empresariales;
• En caso de dar regalos y favores, se deberá consultar y respetar, si están disponibles y es posible, las normas de conducta ética de la otra parte, para tener la seguridad de que también son respetadas, al igual que las nuestras.

¿Qué significa esto en la práctica?

Pequeños regalos <€100 e invitaciones a comidas:
Dar o recibir pequeños regalos es a menudo parte de la cultura local; también es una costumbre internacional tratar temas de negocios durante una comida. No es necesaria aprobación previa para estos regalos, siempre que el valor del mismo no sea excesivo.

Viajes y alojamiento:
De vez en cuando puede ser necesario pagar (o beneficiarse de) un viaje y gastos de alojamiento de terceros, por ejemplo, para asistir a eventos relacionados con el negocio, como conferencias, seminarios o reuniones de negocios de más de un día, incluso un acto de ocio puntual. Sin embargo, como quiera que dichos gastos pueden representar un beneficio financiero y personal para la persona invitada, estas invitaciones quedan sujetas a la previa aprobación del siguiente nivel de dirección. Normalmente se concederá aprobación, en el supuesto de que se cumplan las siguientes condiciones:

• La invitación está de acuerdo con los principios de obligado cumplimiento indicados anteriormente;
• El viaje está directamente relacionado con la promoción, demostración o presentación de los productos o servicios de BMC;
• La distancia del viaje y duración de la estancia están justificados por razones de negocio de buena fe, tales como una reunión de todas las personas responsables con ocasión de una feria comercial, disponibilidad de vuelos, etc.;
• No está permitido aceptar viajes o alojamiento por parte de (potenciales) proveedores, excepto a efectos de formación y/o estudios, siempre que los gastos sean limitados y razonables en relación con los beneficios de la formación/estudio;
• Los cónyuges de los invitados u otros acompañantes, no serán invitados, excepto en ocasiones excepcionales, cuando haya una obligación social o cultural, o cuando BMC organice eventos para empleados y sus cónyuges;
• Las autoridades gubernamentales y agencias estatales pueden tener políticas estrictas respecto de la aceptación de regalos, patrocinios e invitaciones a eventos deportivos u otros actos. Dichas políticas deberán respetarse.

Pagos a terceros

Los pagos, en forma de remuneración o de otro tipo, a agentes, asesores, comisionistas, distribuidores, intermediarios, funcionarios del estado y otros terceros similares, deberán estar (1) de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables, (2) adecuados a los servicios prestados, (3) solo en el caso de servicios legítimos y (4) tienen que ser registrados debidamente en nuestra contabilidad.

BMC distingue las siguientes categorías de pagos a terceros:

• Pagos por acciones rutinarias (pagos “facilitadores”)
• Pagos a terceros: agentes, asesores, comisionistas, distribuidores, intermediarios y similares
• Pagos a partidos políticos y a políticos.

Pagos “facilitadores”

Existen pequeños pagos hechos a funcionarios de más bajo rango (aduanas, etc.) o a empleados del sector privado, en concepto de propinas personales, para asegurar o agilizar gestiones rutinarias a las que el pagador tiene derecho. Una característica de los pagos “facilitadores” es que el servicio obtenido como resultado de dicho pago es una función inherente al trabajo de dicho funcionario.

¿Por qué los pagos “facilitadores” son una cuestión a tratar?
Son una forma de soborno, ya que se utilizan para obtener una posición o servicio de preferencia;

• Pagos para llevar a cabo acciones rutinarias son ilegales en casi todos los países, incluidos los Países Bajos (solamente unos pequeños regímenes legales permiten todavía pagos “facilitadores”, pero en condiciones estrictas, como en Canadá, Estados Unidos, Australia);
• Pagar por actos oficiales rutinarios abre la puerta a asuntos de corrupción más graves.

¿Cuál es nuestra política?
Dado que los pagos para realizar acciones rutinarias/pagos “facilitadores” pueden ser vinculados a corrupción y en virtud de la legislación aplicable, BMC se opone rotundamente a la realización de pagos “facilitadores”. Somos conscientes de que surgen problemas en la práctica sobre este asunto en el día a día de los negocios en algunos países. Si es el caso, será necesario discutir esos temas inmediatamente con su superior jerárquico o con el director general, para que le asesore. En todos los casos, se deberá cumplir con la ley y las normas aplicables.

Pagos a agentes, consultores, comisionistas, distribuidores, intermediarios y otros terceros similares (“Terceros”)

¿Por qué los pagos a Terceros pueden (llegar a) ser un tema importante?
La política general de BMC sobre corrupción y soborno no debe obviarse haciendo pagos a Terceros (y así, eventualmente, generando un último pago que finalmente entrara en conflicto con nuestras políticas). Contra esto, todos los pagos por servicios prestados por dicho Tercero a BMC, deberán ser justificados de una forma clara y evidente.

¿Cuál es nuestra política?
La aceptación de un pago a un Tercero tiene que quedar determinada en base a exhaustiva evaluación y valoración, por parte de la dirección responsable, de toda la correspondiente información relativa al pago en cuestión, los servicios a prestar, los principios de obligado cumplimiento descritos a continuación, así como el Tercero a quién se paga.

Principios de obligado cumplimiento:

• Cualquier pago realizado a un Tercero por servicios prestados por dicho Tercero a BMC, deberá ser justificado de una forma clara y evidente. BMC solamente realiza pagos al proveedor de mercancías o servicios recibidos, basados y documentados adecuadamente mediante factura;
• Cualquier pago a una compañía en relación con productos o servicios deberá ser realizado a dicha compañía, no a una persona física;
• Los pagos realizados a denominadas “cuentas numeradas” o una petición de desviar un determinado pago a una entidad o a una persona localizada “offshore”, están completamente desaconsejados y necesitarán siempre una aprobación previa por parte del nivel superior de dirección;
• Todos los pagos deberán ser correcta y debidamente registrados en libros de contabilidad adecuados para su inspección por parte de auditores internos y externos y autoridades locales/fiscales;
• Todos los pagos deberán hacerse a una cuenta bancaria designada por escrito. Los pagos en efectivo están completamente desaconsejados y siempre necesitarán la aprobación previa por parte del nivel superior de dirección;
• No se permiten pagos a funcionarios del estado;
• No se permite el soborno (no se darán coimas);
• La compañía o sus empleados no se involucrarán en actos de chantaje (incluso la extorsión o petición de sobornos), conspiración (tales como licitaciones fraudulentas) o fraude.

¿Qué significa esto en la práctica?

• No se canalizarán pagos a través de Terceros.
• Todos los pagos realizados a un Tercero serán destinados a dicho Tercero. En caso de distribuidores y/o agentes se podrá hacer una excepción a esta regla: los pagos hechos por BMC, basados en condiciones previamente acordadas (tales como descuentos, deducciones, etc.) pueden ser canalizados a través del distribuidor/intermediario cuando dichos pagos están destinados al usuario final. Dichas excepciones pueden ser concedidas después de consultarlas con el nivel superior de dirección;
• La remuneración de Terceros no podrá exceder los porcentajes comerciales habituales y razonables para el servicio legítimo prestado por dichos Terceros;

Pagos a partidos políticos y a políticos

Los pagos a partidos políticos se refieren a aportaciones de cualquier valor para apoyar un objetivo político. Por ejemplo, estos incluyen actos políticos locales, regionales o nacionales para recaudar fondos, mediante la aportación de mercancías o servicios, pagos a empleados durante horas de trabajo destinados a un objetivo político, o pagar gastos de campañas políticas.

¿Por qué esto es un tema importante?
Las aportaciones de carácter político pueden crear problemas a BMC porque:

• Las aportaciones de carácter político realizadas por parte de compañías son vulnerables, ya que pueden dar lugar a abuso;
• Las aportaciones de carácter político realizadas por parte de compañías son ilegales en muchos países.

¿Cuál es nuestra política?
La compañía BMC no pagará honorarios de asesoramiento, no realizará pagos ni donaciones, ya sea en dinero o en especie, a organizaciones políticas o a políticos.

Las aportaciones a asociaciones industriales o cuotas como miembros de organizaciones que sirven los intereses del negocio no tienen la consideración de aportaciones políticas.

Entorno laboral

Nuestro objetivo es ofrecer un entorno laboral seguro, colaborativo e inclusivo en el que los empleados y socios comerciales se sientan respetados y valorados.

Diversidad e inclusión

Fomentamos la diversidad y la inclusión:

• Respetando la mezcla de talentos, habilidades y experiencias de cada uno
• Valorando las aportaciones de todos los empleados
• Fomentando un ambiente de confianza, franqueza y sinceridad

No discriminación / igualdad de oportunidades:

• Contratamos, tratamos, ascendemos y compensamos a los empleados y solicitantes de empleo en función de sus méritos, cualificaciones, y del rendimiento en el trabajo.
• No realizamos ninguna discriminación en función del género, raza, religión, edad, discapacidad, orientación sexual, nacionalidad, opinión política u origen social o étnico.

Lucha contra el acoso:

• En BMC nos esforzamos por ofrecer un entorno laboral libre de cualquier tipo de acoso y conducta irrespetuosa.
• El acoso incluye conductas verbales, visuales o físicas no deseadas que fomentan un entorno intimidante u ofensivo.

Salario mínimo

Todos los empleados tienen derecho al salario mínimo legal, de conformidad con lo publicado por el gobierno.

Alcohol, drogas, armas y tabaco

• Queda terminantemente prohibido trabajar bajo los efectos del alcohol y las drogas.
• Se espera que realice su trabajo libre de cualquier sustancia que pueda afectar a su desempeño laboral.
• No está permitida la introducción de armas de fuego ni de ningún otro tipo de arma en nuestras instalaciones.
• Está prohibido fumar en todas nuestras zonas de trabajo: oficinas y almacén.

Conciliación de la vida laboral, personal y familiar

La empresa debe considerar la vida personal y familiar de sus empleados y atender, en la medida de sus posibilidades, sus expectativas y necesidades en este sentido. Por ello, promoverá medidas de conciliación que faciliten el mejor equilibrio entre éstas y las responsabilidades laborales de los mismos para que no afecten a la competitividad.

La empresa y sus empleados también son conscientes de las características específicas del sector en el que opera y de las limitaciones para la flexibilidad espacial y temporal del trabajo con las que nos encontramos; pero sin dejar de perseguir este fin, tomará las medidas más adecuadas entre las que se incluyen:

• Jornada continuada
• Reducción de jornada
• La flexibilidad de los horarios de trabajo

• Los permisos para ausencias debidamente justificadas
• Confección de calendarios de trabajo y vacaciones

Estas medidas, más allá de las establecidas en la legislación vigente, estarán especialmente destinadas a aquellos empleados que tengan responsabilidades en cuanto a la atención de los hijos y otros dependientes.

Seguridad y salud en el trabajo

La seguridad y salud en el trabajo de los empleados es prioritario en nuestra empresa, la empresa mantiene un Plan de prevención de riesgos laborales; y, ha adoptado las medidas necesarias y preventivas para disminuir la accidentalidad y enfermedad laboral.

Adicionalmente, la empresa promoverá la aplicación, por los proveedores y subcontratistas con los que opere, las normas y políticas en materia de seguridad y salud en el trabajo.